Aus dem Produktstamm wird nur ein geringer Teil der reichhaltigen bibliographischen Angaben benötigt: Informationen über die Produkthierarchie (Verlag, Verlagsbereich, Sachgruppe), Ausgabeart (Hardcover, eBook, Taschenbuch), Titel, ISBN oder Produktnummer.

Der Adressstamm für Honorarempfänger basiert auf dem allgemeinen Adressstamm. Die volle Funktionalität des Adressstamms plus Angaben zu Steuer, Steuerfreistellung, Mehrwertsteuer, Kreditorennummer sowie Bankverbindung des Honorarempfängers stehen zur Verfügung. Der Lizenznehmer kann mit einer Lizenznehmernummer, einer Kennzeichnung als „schlechter Zahler" sowie seiner bevorzugten Rechtekombination versehen werden.

Die Vertragskomponente wird eingesetzt, um alle notwendigen Daten für Autorenverträge festzuhalten: von der Vertragsgültigkeit über die Verlagsrechte, Nebenrechte, Honorarregeln, Vorauszahlungen oder Pauschalhonorare bis hin zu Honorarangaben wie Abrechnungszeitraum. Es stehen mehrere Vertragstypen zur Verfügung (z.B. Autor, Beiträger, Übersetzer, Illustratoren). Die Verträge können auf Basis von Templates erstellt werden, die vom Benutzer selbst generiert und verändert werden können. So wird die Eingabe der Verträge erheblich beschleunigt. Die Verträge sind mit dem Adressstamm sowie dem Produktstamm verlinkt. Mehrbuch-Verträge stehen ebenfalls zur Verfügung. Verträge können verändert und Addenden erstellt werden. Der dazugehörige Workflow wird unterstützt.

Stehen die Daten des Vertrags im System zur Verfügung, so kann ein Vertragsdokument erstellt werden, indem die Daten aus der Datenbank mit dem Vertrags-template gemischt werden. Es steht die volle Funktionalität von MS-Word® zur Verfügung und das Dokument kann nach Wunsch überarbeitet werden. Das erstellte Vertragsdokument kann an die Vertragsdaten im System angehängt werden.

Der Rechteeinkauf unterstützt den Prozess vor der Vertragserstellung: von der Anfrage an den Rechtegeber über die Verhandlung bis zur Vertragsanforderung.

Ist der Vertrag unterzeichnet, so unterstützt das System den Vorauszahlungsprozess: Identifikation der fälligen Vorauszahlungen, Forecast der zukünftigen Vorauszahlungen, Genehmigung, Zahlung und Buchung, Export der Zahlungsinformationen in die FiBu-Schnittstelle sowie der Import der Zahlungsinformationen (Datum, Betrag, Schecknummer).

Sind die Verkaufszahlen verfügbar, so kann mit der Honorarabrechnung begonnen werden, welche die Informationen aus den Verträgen zur Berechnung heranzieht. Verkaufszahlen werden über die Schnittstelle importiert, (abgregrenzte) Honorare werden berechnet und mit der Vorauszahlung verrechnet. Gibt es Angaben zur Remittendenrückstellung, so wird auch diese mit einbezogen. Die einzelnen Datensätze (abgregenzte) Honorare, Verrechnung, Remittendenrückstellung, Mehrwertsteuer) werden auf Ebene der ISBN (Produktnummer) in die Standard-FiBu-Schnittstelle übertragen. Für diesen Prozess werden Prüflisten generiert, die Ihnen eine rasche und effiziente Kontrolle ermöglichen. Ist die Honorarabrechnung geprüft und genehmigt, so wird sie gebucht. Ist die Honorarabrechnung gebucht, wird die Zahlung an den Autor berechnet. Kosten werden abgezogen und Steuern einbehalten. Die Zahlungen werden in die Standard-FiBu-Schnittstelle transportiert. Die Zahlungsinformationen werden über eine Standardschnittstelle aus der FiBu zurückgeliefert.

Die Lizenzabteilung wird bei der Planung und Durchführung von Lizenzverkäufen unterstützt: Anforderung von Prüfmaterial, Abgleich mit den Rechten im Einkaufsvertrag, Verhandlungshistorie, Ranking der Lizenznehmer bis hin zur Vertragsanforderung. Ein wertvolles Feature ist das Rechtemarketing, das den Versand von eMails mit Anhängen an einen vom Benutzer vordefinierten Lizenznehmerkreis (z. B. alle englischsprachigen Verlage, die Sportbücher verlegen) ermöglicht und zugleich automatisch einen Rechtevorgang anlegt.

Sind die Lizenzverhandlungen abgeschlossen, so kann ein Lizenzverkaufsvertrag mit der wie oben beschriebenen Funktionalität angelegt werden. Auch Abdruckgenehmigungen können einfach und schnell erstellt werden.

Das Mahnen von ausstehenden Lizenzzahlungen (Vorauszahlungen und Honorare) wird vom System unterstützt. Eine Liste aller fälligen Zahlungen steht zur Verfügung, und Mahnbriefe in unterschiedlicher Form können an säumige Zahler versendet werden.

Eintreffende Lizenzzahlungen werden eingegeben, Kosten (z.B. Bankgebühren, Steuer) abgezogen und die Zahlung wird der Forderung zugewiesen und an die Standard-FiBu-Schnittstelle übergeben, so dass jederzeit ein Überblick über alle eingegangenen Lizenzzahlungen vorliegt.

Der letzte Schritt in diesem Prozess ist die Verteilung der Lizenzeinkünfte zwischen den Autoren bzw. dem Verlag. Das System bedient sich dabei der Angaben aus dem Vertrag und generiert die Autoren- bzw. Verlagsanteile automatisch. Die Buchungen, die dabei entstehen, werden in die Standard-FiBu-Schnittstelle übergeben. Die Lizenzeinkünfte werden mit der Vorauszahlung verrechnet, und der Autor wird entweder bezahlt oder der Betrag bleibt bis zur nächsten regulären Honorarabrechnung auf dem Konto stehen.

Zusatzfunktionalitäten

Neben den Hauptfunktionalitäten im Bereich Verträge, Rechte und Honorare, die oben beschrieben sind, bietet Klopotek SaaS Unterstützung bei folgenden Prozessen:
Ist der Klopotek SaaS Produktstamm nicht das führende System, so steht eine Produktimportschnittstelle zur Verfügung, die regelmäßig neue / veränderte Produktinformationen importiert.

 

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p.steinfeld@klopotek.de

Klopotek & Partner GmbH
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