Die Klopotek Software hat jetzt ein neues Graphical User Interface. Wie erleichtert das neue GUI die Arbeit im Verlag?

Wolf-Michael Mehl: Zunächst einmal dadurch, dass es alle Systemfunktionen explizit sichtbar macht. Ein Beispiel hierfür ist, wie man durch die Auflagen eines Titels „blättern“ kann. Wenn ein Titel vier Auflagen hat, werden diese deutlich angezeigt. Am Rand des Fensters finden sich Buttons, um durchzublättern, mit einem Aufwärts- und einem Abwärtspfeil. Das ist einfach und klar – intuitiv verständlich.
 
Gregor Wolf: Das Stichwort in diesem Bereich ist ‚Usability’. Dazu gehören auch technische Optimierungen bei Farben, Schriftarten und Schriftgröße. Das neue GUI verwendet eine höhere Auflösung und größere Schriften. Gute Lesbarkeit verringert die Fehlerrate bei der Arbeit.
Ein weiteres Usability-Element ist die Standardisierung: Warum Dinge anders und dadurch komplizierter machen, die jeder schon auf eine bestimmte Weise kennt? Wir haben uns ganz eng angelehnt an Office 2003, denn das ist aktuell bei den meisten Verlagen im Einsatz. Die Icons, die dieselbe Funktion haben wie im Outlook oder in anderen Office-Programmen, sehen genauso aus wie dort, und sie sind auch an derselben Stelle zu finden. Dadurch reduziert sich für den Verlag Aufwand bei der Einführung unserer Software wie auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Denn im Jahre 2009 ist jeder mit Office groß geworden.
Der Hauptpunkt, was die Unterstützung der Verlagsarbeit durch Usability betrifft, besteht aber darin, dass genau die Funktionen der Klopotek Software durch das neue GUI explizit und intuitiv verständlich sind, die für das Business immer wichtiger werden: Unterstützung für workflow-, rollen- und aufgabenbasiertes Arbeiten.

Wie unterstützt die neue Oberfläche der Klopotek Software den Workflow für den einzelnen Anwender?

Wolf-Michael Mehl: Der Schwerpunkt liegt auf der Organisation des Arbeitsplatzes – des individuellen und desjenigen von Benutzergruppen. Das neue GUI unterstützt aus Anwendersicht meine Arbeit wie auch meine Aufgaben als Inhaber einer bestimmten Rolle oder als Mitglied einer Arbeitsgruppe. Wir haben die Wiedervorlage so aufgewertet und verbessert, dass Benutzer einfach Objekte über sie gemeinsam oder nacheinander bearbeiten können.

Gregor Wolf: Das neue GUI arbeitet mit dynamischen Panes, also Bildschirmbereichen, die zur Seite gleiten, justiert und an- und abgedockt werden können, je nachdem, wie sie benötigt werden. Das schafft mehr Platz auf dem Bildschirm für die Bearbeitung der Daten – auch ein Punkt, der zur Usability gehört. Beispiel: Liegt in meiner ‚Wiedervorlage’ ein Vertrag, den ich zu bearbeiten habe, dann schiebt sich die Wiedervorlage in den Arbeitsbereich hinein und meldet so, dass etwas zu tun ist. Dies lässt sich - besonders gut durch den Mechanismus zur Weiterleitung zu bearbeitender Objekte und Vorgänge - auch für Arbeitsgruppen hervorragend nutzen. Damit hat der Verlag ein leistungsfähiges ‚task and collaboration tool’  zur Abarbeitung von Aufgaben und zur Organisation der Zusammenarbeit zur Verfügung.

Welche weiteren Features helfen bei workflow- und aufgabenorientierter Arbeitsorganisation?

Gregor Wolf: Da möchte ich auf die ‚Persönlichen Listen’ hinweisen, die über die aus der Office-Welt bekannten Funktionen hinausgehen, weil der Anwender selbst bestimmen kann, welche Objekte er in welcher Reihenfolge zur weiteren Bearbeitung präsentiert bekommen möchte.
Ein weiteres wichtiges Beispiel sind die ‚Vorgänge’. Die ‚Transactions’ sind eine Art Metaebene zum Objekt, man kann sie in der Vorbereitung nutzen – als Aufgabenplan für alle Mitarbeiter oder für Arbeitsgruppen, um die Objekte im System zu organisieren und deren Abarbeitung zu dokumentieren. Das ist nicht grundlegend neu, aber im neuen GUI viel besser geworden.

Sie haben vorher auch vom rollenbasierten Arbeiten gesprochen, in dem der Verlag durch das neue GUI der Klopotek Software unterstützt wird. Warum eigentlich rollen- und nicht Personen- oder abteilungsbasiert? Und was sind Beispiele hierfür?

Wolf-Michael Mehl: Die Anforderungen an die Flexibilität der Verlage steigen. Digitalisierung bringt in zunehmendem Tempo neue Produktvarianten ins Spiel. Die Geschäftsprozesse im Verlag müssen sich anpassen und sind nicht an festen Hierarchien und Organisationsformen ausgerichtet. Einzelne Bereiche werden ausgelagert, andere werden re-integriert. Ressourcen müssen optimal ausgenutzt werden: Mitarbeiter werden nach Qualifikation und Verfügbarkeit eingesetzt. Mit der Klopotek-Software und insbesondere durch die erweiterten Möglichkeiten des neuen GUI ist diese Dynamik abgebildet: Das neue GUI bietet bessere Möglichkeiten der Arbeitsplatzgestaltung und durch seine gute Übersichtlichkeit einen schnellen Einstieg: Es ist einfacher zu erlernen und zu nutzen. Einarbeitung ist ja auch ein Kostenthema. Je intuitiver, desto kostengünstiger.

Gregor Wolf: Das Thema ‚Rolle’ zielt auf die flexibel organisierbaren Benutzergruppen im Verlag. Der Administrator kann festlegen, welche Komponenten und Masken von welcher Benutzergruppe gesehen werden. Für bestimmte Gruppen oder Rollen lässt sich das User Interface zudem individualisieren. Einmal gilt das hinsichtlich des Aussehens, also z.B. der Farben. Ein Beispiel für eine Anpassungsfunktion ist der ‚Tab Sorter’, mit dem die Reihenfolge der Masken individuell festgelegt werden kann: Häufig benötigte Masken zieht man sich im Reiter nach vorne, entweder für einen einzelnen Anwender oder für eine bestimmte User-Gruppe, die mit dem System dieselben oder ähnliche Arbeitsabläufe durchführt.

Wolf-Michael Mehl: Links auf dem Bildschirm werden die Komponenten – also bearbeitbare Objekte wie Produkte, Adressen etc. – angezeigt. Jede dieser Komponenten stellt Bearbeitungsfunktionen bereit. Ich kann mir die Funktionen zu Komponenten, die ich besonders häufig benötige, in meine Favoriten holen.

Gregor Wolf: Diese Favoriten-Funktion könnte man auch als ein ‚My Components’-Element bezeichnen, zugeschnitten auf meine individuellen Bedürfnisse, oder auf die einer Benutzergruppe. Im ‚Component Manager’ kann man die Komponenten individuell sortieren - und wir wollen uns in diesem Bereich noch weitere Individualisierungsfunktionen einfallen lassen.

Wolf-Michael Mehl: Das System merkt sich außerdem alle angefassten Objekte in der richtigen Reihenfolge. Zum Beispiel: Produkt A, Adresse A, Produkt B, Adresse B etc. Wenn ich in der Sachbearbeitung nach einer Unterbrechung die Arbeit wieder aufnehme, kann ich über die ‚History’-Funktion ganz einfach zurückschauen, welche Adresse ich gerade für welches Produkt nachgesehen habe. Das ist so etwa wie die ‚zuletzt geöffneten Dateien‘ in Word.

Welchen Platz nimmt das neue GUI in der Strategie von Klopotek ein, Verlage in den Herausforderungen zu unterstützen, vor die sie die Anforderungen aus dem E-Business zunehmend stellen?

Gregor Wolf: Zum einen ist das neue User-Interface Teil einer Technologie-Strategie: Wir werden die Klopotek Lösung auf eine native .NET-Anwendung migrieren. Ein Zwischenschritt auf diesem Weg, den wir mit dem neuen GUI nun gemacht haben, besteht darin, dass wir unsere Benutzeroberfläche anhand des Windows UX-Styleguide ausrichten, also anhand der offiziellen Windows User Experience Interaction Guidelines. Auf dem Weg nach .net führt das zu WPF, der Windows Presentation Foundation  des .NET Framework von Microsoft. In diesen Bereich gehört auch, dass wir die Klopotek Software an das Office 2003 angepasst haben, das derzeit bei den meisten Verlagen genutzt wird. Eine Anwendungssoftware muss der neuesten Office Software zeitlich etwas hinterherlaufen, damit der gewünschte Effekt erzielt wird, dass die User bereits geschult sind – wie bereits gesagt. Sobald das Office 2007 lang genug in ausreichend vielen Verlagen läuft, passen wir unser GUI daran an.
Wir verfolgen aber nicht nur eine Technologie- sondern auch eine prozessorientierte Strategie. Der  Markt verlangt von den Verlagen, dass sie ihre Workflows optimieren, dass sie mehr in Rollen anstatt in Positionen oder Abteilungen denken und dass das Abarbeiten von Aufgaben kooperativ erfolgt. Unter diesem Blickwinkel richten wir die Klopotek Software darauf aus, dass sie Prozesse mehr und mehr „workflow-, role- und task-based“ unterstützt und ein „collaborative work environment“ zur Verfügung stellt.

Wolf-Michael Mehl: Wir freuen uns, dass wir mit dem neuen GUI diesem Ziel einen großen Schritt näher gekommen sind. Wir haben mit vielen unserer Kunden während der Entwicklung gesprochen, Feedback eingeholt, Demos gemacht und Prototypen mit Varianten gezeigt – und wir sind sehr gespannt darauf, wie alle unsere Kunden die neue Oberfläche beurteilen. Bitte kontaktieren Sie uns für eine Vorführung info@klopotek.de. Je mehr Feedback wir erhalten, umso besser wird neue GUI am Ende.